Kosan Gas er forpligtet til at beskytte dit privatliv og dine personoplysninger. Det er to principper, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende menneskerettigheder. Kosan Gas er et datterselskab under UGI International. UGI Internationals datterselskaber i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS), Schweiz og Storbritannien, herunder Kosan Gas, benævnes i denne meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv under ét som "UGI". Vi indsamler og behandler de personoplysninger, som oplyses af dig – i din egenskab af kunde, tidligere kunde eller potentiel kunde hos os – eller som genereres af dig i forbindelse med din brug af vores tjenester og ved køb af vores produkter. Denne meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv leveres til dig i overensstemmelse med gældende love om beskyttelse af personoplysninger, herunder, men ikke begrænset til, love, der implementerer den generelle forordning om databeskyttelse 2016/679 (GDPR) (under ét benævnt som "databeskyttelseslovgivningen "). Den gælder kun for personer, som er bosiddende i EØS, Schweiz og Storbritannien, og som bruger vores tjenester eller ønsker at gøre dette, og den forklarer, hvilke personoplysninger (som defineret i databeskyttelseslovgivningen) du giver os, og hvordan vi bruger dine personoplysninger til at levere vores tjenester og produkter til dig. Denne meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv gælder ikke for kunder, tidligere kunder eller potentielle kunder i andre områder end EØS, Schweiz og Storbritannien.

Kosan Gas er dataansvarlig i henhold til den gældende databeskyttelseslovgivning i relation til dine personoplysninger. En dataansvarlig bestemmer, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler dine personoplysninger skal behandles, og gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at behandlingen sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Denne meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv indeholder en oversigt over dine rettigheder til at kontrollere, hvordan vi bruger dine personoplysninger. Vi hos Kosan Gas leverer tjenesteydelser til vores kunder, og derfor bestræber vi os på at give dig som kunde kontrol med, hvordan dine personoplysninger bliver brugt af os. Denne meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv kan blive opdateret fra tid til anden. Din fortsatte brug af vores tjenester og/eller køb af vores produkter bekræfter din godkendelse af den opdaterede meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv på det pågældende tidspunkt.

Dine personoplysninger
Dine personoplysninger omfatter alle oplysninger om dig, som du er identificeret eller kan identificeres gennem. Vi kan indsamle og behandle følgende personoplysninger: (i) dit for- og efternavn; (II) din post- og e-mailadresse (hvis du har oplyst dem); (III) din leveringsadresse og dine GPS-koordinater; (IV) din fødselsdato og dit fødested; (v) dit land og/eller dine fastnet-/mobiltelefonnumre; (vi) din kundekode; VII) dine identifikatorer og/eller (VIII) dine bankoplysninger.

Vi indsamler forskellige typer personoplysninger fra forskellige kilder, herunder: (i) kontooplysninger, du giver os, når du åbner og ændrer din konto; (II) oplysninger, som du giver direkte til os, når du registrerer dig for at bruge vores websted; (III) oplysninger, som du giver os for at få serviceydelser eller produkter fra os; (IV) oplysninger, vi indsamler om din brug af vores tjenester og køb af vores produkter, og som er oplyst af dig i e-mails eller telefonopkald til os eller fra tredjeparter, der er godkendt af os; og (v) oplysninger, vi indsamler for at behandle onlinebetalinger.

Derudover kan vi kombinere dine personoplysninger, som er indsamlet på det tidspunkt, hvor kontrakten underskrives, med andre personoplysninger, som vi eller tredjeparter lovligt indsamler om dig, såsom specielt vores kommunikation via e-mail, telefon eller på anden vis eller gennem optagelser af vores telefonsamtaler. Når vi optager opkald (hvilket du får besked om i starten af de opkald, der bliver optaget), vil disse opkald indeholde dine personoplysninger, og vi beholder optagelserne af disse opkald i overensstemmelse med vores opbevaringsfrister (se nedenfor i denne meddelelse). Alle dine personoplysninger, der indsamles direkte eller indirekte, vil blive behandlet og beskyttet i overensstemmelse med denne meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv.

Vi indsamler personoplysninger med dit samtykke til følgende formål:

• Markedsføring, abonnement for at modtage vores kommercielle eller salgsfremmende oplysninger, din deltagelse eller tilmelding til en messe eller begivenhed
• Din brug af vores hjemmesider, især når du opretter eller administrerer din kundekonto
• Vores kommunikation, specielt med kunde- eller leveringsservice
• Overvågning af kvaliteten af vores service, specielt optagelser af vores telefonsamtaler
• Registrering af dine opgørelser over deponering af vores LPG-flasker/-tanke
• Deltagelse i konkurrencer eller undersøgelser og/eller
• Undersøgelser, som gennemføres af specialiserede tjenesteudbydere

Vi anmoder ikke om og indsamler efter vores bedste viden ikke personoplysninger om mindreårige (under 13 år).

Hvorfor indsamler vi dine personoplysninger?
Vi indsamler og behandler dine personoplysninger for at drive vores virksomhed og for at sikre kvaliteten af de serviceydelser, vi leverer. Vi indsamler kun personoplysninger, der er tilstrækkelige, relevante og begrænset til det nødvendige i lyset af de formål, hvortil oplysningerne behandles.

Retsgrundlaget for indsamling og behandling af dine personoplysninger er udførelse af alle prækontraktlige og kontraktlige skridt samt realisering af energiforsyningsaftalen mellem dig og Kosan Gas ("kontrakt"). Vi indsamler også dine personoplysninger for at overholde vores retslige, lovbestemte og kontraktlige forpligtelser og desuden for at forsvare og fastslå vores interesser, specielt retskrav og andre tvister med kunder og/eller tredjeparter.

Med virkning for denne meddelelse betyder prækontraktlige-skridt enhver handling, der gennemføres af os under præsentationen af vores tjeneste- og produkttilbud, der kan gøre det nødvendigt at indhente personoplysninger for at opfylde dine forventninger.

Indhentning af personoplysninger er nødvendig for at indgå og udføre kontrakten. Hvis du ikke giver os dine personoplysninger, vil vi ikke være i stand til at efterkomme dine anmodninger eller levere de ønskede produkter og serviceydelser.

Mere specifikt bruger vi dine personoplysninger for at:

• Opfylde vores forpligtelser til at levere produkter og serviceydelser som fastsat i kontrakten
• Muliggøre transaktioner vedrørende betalinger og betalingsanvisninger
• Tilbyde dig serviceydelser, der opfylder dine behov
• Sende dig kommercielle oplysninger og reklamemateriale på baggrund af dine præferencer og med dit samtykke
• Udvikle effektive og innovative produkter
• Foretage analyser, udvikle statistikker og anvende dataanalyser for at tilrettelægge vores kommercielle og logistiske aktiviteter
• Lette ordreudførelsen, herunder ruteplanlægning og efterspørgselsprognoser
• Overholde vores retslige og lovbestemte forpligtelser og krav
• Behandle eventuelle klager fra dig eller en tredjepart, hvor dine personoplysninger er involveret
• Foretage automatiseret behandling og profilering
• Opfylde vores forpligtelser over for dig

Hvad vi gør med dine personoplysninger
Alle de personoplysninger, vi indsamler fra dig, eller som genereres af dig, bruges til at levere serviceydelserne. Vores juridiske behandlingsgrundlag er derfor at udføre vores kontrakt med dig og/eller at tage prækontraktlige skridt til at gøre det.

Vi behandler også dine personoplysninger i vores eller en tredjeparts legitime interesser, hvilket omfatter vores behov for at bruge dine personoplysninger i retssager eller til andre juridiske formål, hvor vi og/eller vores datterselskaber er involveret, og dette kan også omfatte behovet for at overføre dine personoplysninger til tredjelande uden tilstrækkelig databeskyttelseslovgivning, såsom USA, hvor vores moderselskab hører hjemme. I sådanne tilfælde vil vi tage passende skridt til at beskytte dine personoplysninger som krævet af databeskyttelseslovgivningen. Vi vil beskytte privatlivets fred og sikkerheden for særlige kategorier af personoplysninger i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

Du kan også give os tilladelse til at bruge dine personoplysninger som beskrevet ovenfor i denne meddelelse. Vi vil ikke bruge dine personoplysninger til andre formål uden dit samtykke. Du har ret til når som helst at meddele os, at du ikke ønsker at blive kontaktet af os angående andre formål, efter at du første gang har givet os dit samtykke.   

Vi har også tilladelse til at behandle dine personoplysninger for at overholde vores lovbestemte og forskriftsmæssige forpligtelser og/eller vores kontraktlige forpligtelser over for dig til at levere serviceydelserne til dig, til at administrere din konto hos os og til at håndtere eventuelle tekniske problemer eller supportanmodninger.

Nogle af dine personoplysninger behandles af os i USA og lagres på servere i USA. Ved at bruge vores tjenester anerkender og accepterer du udtrykkeligt overførslen af nogle af dine personoplysninger til USA, som kan have en lavere standard, hvad angår databeskyttelseslovgivning, end dit bopælsland. Vores sikkerhedsforanstaltninger er beskrevet nedenfor i denne meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv.

Dine personoplysninger kan deles med følgende modtagere, hvis det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen og behandlingen af dine personoplysninger:

• Interne modtagere: vores kundeservicecentre og logistikafdelinger; vores økonomi-, marketing- og juridiske afdelinger; vores datterselskabers marketingafdelinger og de forskriftsmæssige og interne kontrolfunktioner i vores datterselskaber, herunder vores moderselskab, som kan befinde sig i tredjelande, og som er forpligtet til at overholde gældende databeskyttelseskrav.
• Tredjepartsmodtagere, som vi indgår aftale med for at kunne opfylde kontrakten, eller for at vi kan levere tjenesterne og produkterne til vores kunder, vores eksterne rådgivere og revisorer, vores modparter (hvor dette er relevant) og serviceudbydere, som vi indgår aftale med; tredjepartsmodtagere, herunder transportører; inspektører og personer med ansvar for vedligeholdelse af tekniske installationer; callcentre; eventarrangører, PR-, reklame- og markedsføringsbureauer; partnerplatforme; leverandører af kundeemner; printere, dokumenthåndtering samt hardcopy- og onlinearkivering; leverandører af undersøgelser og statistiske analyser; leverandører af tredjepartsprogramvedligeholdelse, softwaretjenester og lagring; banker; og – i tilfælde af tvist – efterforskere, juridiske rådgivere, inkassobureauer, fogeder, advokater og notarer samt parter i tvisten.

Vi tillader ikke, at andre tredjeparter får adgang til dine personoplysninger, undtagen som krævet eller tilladt i henhold til gældende lovgivning eller i overensstemmelse med vores privatlivspolitik. Vi kan videregive dine personoplysninger til vores underleverandører, agenter eller betalingstjenesteudbydere (som kan være placeret i USA eller uden for EØS), som vi indgår aftaler med for at få hjælp til at levere serviceydelserne, forudsat at sådanne underleverandører eller agenter skriftligt accepterer at overholde de fortroligheds-og sikkerhedsstandarder, der er beskrevet i denne meddelelse om beskyttelse af kundernes privatliv. Under alle omstændigheder vil overførslen af dine personoplysninger være omfattet af de standardkontraktbestemmelser fra Europa-Kommissionen, som de pågældende enheder har forpligtet sig til at overholde. (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32004D0915) (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32010D0087).

Der kan være tilfælde, hvor vi videregiver dine personoplysninger til andre parter med henblik på at: (i) overholde loven eller reagere i forhold til en juridisk proces (f.eks. en ransagningskendelse eller retskendelse) eller anmodning om oplysninger fra en regulerende myndighed eller på anden vis til retslige formål; (II) kontrollere eller håndhæve overholdelsen af de politikker, der regulerer serviceydelserne; eller (III) beskytte vores eller vores associerede virksomheders, forretningspartneres eller kunders legitime forretningsmæssige interesser, i overensstemmelse med databeskyttelselovgivningen.

Vi kan dele dine personoplysninger med andre forretningsenheder i forbindelse med salg, overdragelse, fusion eller anden slags overdragelse af hele eller en del af vores forretning til den pågældende forretningsenhed.

I alle de tilfælde, hvor vi skal dele dine personoplysninger med tredjeparter, vil vi begrænse arten og kategorierne af personoplysninger til det, der kræves for at overholde vores kontraktlige forpligtelser over for dig eller vores retslige og/eller lovbestemte forpligtelser. Vi kan anonymisere dine personoplysninger for at beskytte dit privatliv.

Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi tager skridt til at sikre beskyttelsen af dine personoplysninger lige fra designet af vores produkter, tjenester, websteder og applikationer. Overførsler af dine bankdata krypteres af SSL-protokollen (Secure Socket Layer). Vores medarbejdere er opmærksomme på begrænsningerne i behandlingen af personoplysninger og deltager regelmæssigt i databeskyttelseskurser, ligesom de overholder vores interne regelefterlevelsespolitikker i overensstemmelse med gældende europæiske og nationale forskrifter.

Vi anerkender, at det er vigtigt at lagre data på en sikker måde. Derfor opbevarer vi personoplysninger og andre data ved hjælp af passende fysiske, tekniske og administrative kontrolforanstaltninger med det formål at sikre data mod forudseelige risici, såsom uautoriseret brug, adgang, videregivelse, destruktion eller modifikation. Selvom vi i god tro gør en indsats for at lagre de oplysninger, vi indsamler, i et sikkert driftsmiljø, som ikke er tilgængeligt for offentligheden, kan vi ikke garantere fuldstændig sikkerhed. Mens vi arbejder på at sikre integriteten og sikkerheden i vores netværk og systemer, kan vi ikke garantere, at vores sikkerhedsforanstaltninger forhindrer tredjeparts-"hackere" i at komme i besiddelse af disse oplysninger på ulovlig vis.

Vi driver forretning med tredjeparter, der respekterer privatlivets fred, og de får kun adgang til de personoplysninger, der er nødvendige for at varetage deres opgaver. Information udveksles ved hjælp af sikre protokoller. For at sikre en høj grad af sikkerhed for dine personoplysninger er vores underleverandører underlagt kontrol og revision som krævet af databeskyttelseslovgivningen.

Hvor længe beholder vi dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger i forbindelse med brugen af vores serviceydelser i hele kundeforholdets varighed og i den krævede landespecifikke, lovbestemte periode plus enhver juridisk relevant tidsperiode efter lukning af en kundekonto, efter at kundekontoen er lukket, af juridiske, regulatoriske, revisions- og skattemæssige årsager. Når denne periode er udløbet, vil personoplysningerne vedrørende din konto og din brug af tjenesterne blive slettet eller anonymiseret i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. Oplysninger om finansielle transaktioner bliver opbevaret i 5 år jf kravene i henhold til den danske bogførings- og momslovgivning. Alle personoplysninger, som du har givet os til markedsføringsformål, vil fortsat blive gemt, indtil du giver os besked om, at du ikke længere ønsker at modtage disse oplysninger.

Meddelelser om andre tjenesteydelser og produkter
Vi vil gerne bruge dit navn og din e-mailadresse til at informere dig om vores fremtidige eller relaterede tjenester, tilbud og lignende produkter. Hvis du giver os dit samtykke til at modtage markedsføringsmateriale, giver vi dig altid muligheden for at framelde dig elektroniske meddelelser. Disse oplysninger deles ikke med tredjeparter, og du kan til enhver tid framelde dig via e-mail eller via vores websted.

Hvad er dine rettigheder?
Du har en række andre rettigheder i forbindelse med dine personoplysninger i henhold til databeskyttelseslovgivningen. Du kan på visse betingelser i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen anmode om: (i) adgang til dine personoplysninger; (II) berigtigelse af dine eksisterende personoplysninger; (III) sletning af dine personoplysninger, med forbehold af andre lovgivningsmæssige eller kontraktlige forpligtelser; (IV) portering af dine personoplysninger (retten til portabilitet gør det muligt for dig at få nogle af dine data i et åbent, maskinlæsbart format), hvor dataene behandles på grundlag af dit samtykke og ved hjælp af automatiserede metoder; (v) indsigelser mod behandling af dine personoplysninger eller (vi) begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger med det formål at bekræfte deres nøjagtighed, gøre indsigelse mod sletning af personoplysninger samt udøve eller forsvare dine juridiske rettigheder.

Hvis du udøver din ret til at anmode om, at vi sletter dine personoplysninger eller begrænser behandlingen af dine personlige data, skal du være opmærksom på, at dette vil kompromittere vores evne til at levere serviceydelserne og produkterne til dig.

Hvis du ønsker at klage over, hvordan vi har håndteret dine personoplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige, hvis kontaktoplysninger kan udleveres til dig på anmodning, eller du kan sende en e-mail til privacy@ugiintl.com (Kosan Gas’ moderselskab). Vores databeskyttelsesansvarlige vil undersøge sagen og svare dig eller tilsynsmyndigheden i dit bopælsland omgående.

Hvis du har spørgsmål til denne meddelelse om beskyttelse af personoplysninger eller til vores håndtering af dine personoplysninger, bedes du kontakte privacy@ugiintl.com.